Областна администрация ХасковоВътрешни правила по ЗОП
ВЪТРЕШНИ ПРАВИЛА
ЗА РЕДА И ОРГАНИЗАЦИЯТА ЗА ВЪЗЛАГАНЕ НА ОБЩЕСТВЕНИ ПОРЪЧКИ ПО ЗАКОНА ЗА ОБЩЕСТВЕНИТЕ ПОРЪЧКИ И КОНТРОЛА ПО ИЗПЪЛНЕНИЕТО ИМ
В ОБЛАСТНА АДМИНИСТРАЦИЯ - ХАСКОВО
РАЗДЕЛ І
ОБЩИ ПОЛОЖЕНИЯ
Чл.1.(1) Настоящите вътрешни правила уреждат:
1. планиране на процедурите за възлагане на обществени поръчки
2.организацията, подготовката и провеждането на процедури за възлагане на обществени поръчки по Закона за обществените поръчки /ЗОП/и други подзаконови нормативни актове, както и координацията между звената в Областна администрация – Хасково при осъществяване на тези дейности;
3. редът и начинът за изготвяне на документите при провеждане на процедура по възлагане на обществена поръчка и малка обществена поръчка;
4. задълженията и отговорностите на служителите в Областна администрация – Хасково,във връзка с провеждане на процедурите по възлагането на обществени поръчки;
5. съхранението и ползването на документите, създадени и събрани в хода на провеждане на процедурите за възлагане на обществени поръчки;
6. контрол по изпълнението на обществената поръчка.
(2) Настоящите правила целят да създадат условия за законосъобразно и ефективно разходване на бюджетните средства, както и публичност и прозрачност в дейността по планиране, провеждане и възлагане на обществените поръчки в Областна администрация – Хасково.
Чл.2. При разработването на Вътрешните правила са съобразени разпоредбите на Закона за обществените поръчки, Правилника за прилагане на Закона за обществените поръчки, Закона за финансовото управление и контрол в публичния сектор и др. законови и подзаконови нормативни актове.
Чл.3. Вътрешните правила се прилагат от всички длъжностни лица в Областна администрация – Хасково.
Чл.4. Възложител на обществените поръчки е Областният управител на Област с административен център град Хасково по смисъла на чл. 7, ал. 1, т. 1 от ЗОП, подпомаган от Областна администрация – Хасково.
РАЗДЕЛ ІІ
ПЛАНИРАНЕ НА ПРОЦЕДУРИТЕ ЗА ВЪЗЛАГАНЕ НА ОБЩЕСТВЕНИ ПОРЪЧКИ
Чл.5.(1)Планирането на обществени поръчки се извършва въз основа на утвърдена бюджетна сметка на Областна администрация – Хасково за съответната бюджетна година, която е съобразена с бюджетната прогноза.
(2) Редът за планирането е следният:
- директорите на двете дирекции –АПОФУС и АКРРДС съвместно разработват проект на План-график като попълват Приложение № 1 от настоящите правила, който включва всички дейности, които през текущата календарна година следва да бъдат реализирани по реда на ЗОП.В План –графика задължително се описватдейностите, подлежащи на осъществяване, чрез обособяването импо категории по обекти – строителство, услуги, доставки;наименование на поръчката; прогнозна стойност; ред за нейното възлагане на съответната процедура; месец от календарната година, когато следва да стартира процедурата по възлагане, лице, което да изготви техническите спецификации с посочен срок за това;
- изготвеният проект на План – график се представя на Финансовия контрольор за съгласуване, след което се предоставя на Областния управител за утвърждаване.
(3)След утвърждаването на окончателния вариант на План-график, същият се предоставя на всеки от служителите в администрацията.
(4) Действията по горните алинеи се извършват в срок до 15 февруари на съответната/текущата година.
Чл.6. Въз основа на утвърдения План - график до първи март на текущата календарна година се изпращат до Агенцията по обществени поръчки за вписване в Регистър на обществените поръчки и се публикуват в Профила на купувача предварителните обявления за всички процедури за възлагане на обществени поръчки, които отговарят на изискванията на чл.23, ал.1 от ЗОП и които възложителят възнамерява да открие през следващите 12 месеца.
Чл.7. Утвърденият План - график може да се изменя по предложение на двамата директори по реда на неговото създаване.
РАЗДЕЛ ІІI
ПOДГОТОВКА НА ПРОЦЕДУРИТЕ ЗА ВЪЗЛАГАНЕ НА ОБЩЕСТВЕНИ ПОРЪЧКИ
Чл.8.(1) Всяка процедурата за възлагане на обществена поръчка по Закона за обществените поръчки започва с докладна записка от директора на дирекция, за която се отнася съответната поръчка, съобразно План – графика.
(2) В случай, че възлагана поръчка е за дейност, която се реализира по проект, финансиран изцяло или частично със средства на ЕС или други субекти и Областна администрация е страна по същия, тогава инициирането на процедурата започва с докладна записка на ръководителя на проекта, и същата се съгласува с директора, в чиято дирекция е подчинен ръководителят проект.
(3) В докладната записка по ал.1 се обосновава необходимостта от провеждане на поръчка, обектът, предметът, прогнозната стойност/определена съобразно чл.15 от ЗОП/, срок за изпълнение и се прилагат технически спецификации, изготвени по реда на чл.9, посочва се специфична информация или данни /ако има такива/, както и други документи по преценка и/или при необходимост. В докладната записка задължително се прави предложение за критерия за оценка на офертите. Ако той е „икономически най – изгодна оферта“, и се прилага като отделен документ проект на методика за оценка на офертите с посочване на примерните показатели за оценка и съотношението помежду им.Докладна записката се завежда в деловодната система на Областна администрация – Хасково.
Чл.9.(1)Техническите спецификациисеизготвят съобразно обекта на поръчката:
т.1./а/ за строителство /СМР/- от експерт от дирекция АКРРДС, притежаващи необходимата професионална компетентност /квалификация /инженерно-строително образование/ с оглед предмета на поръчката;
/б/ за СМР на ГКПП –от експерт от дирекция АКРРДС, притежаващи необходимата професионална квалификация /инженерно-строително образование/, съвместно със служителя отговарящ за ГКПП,
т.2./а/ за услуги във връзка с изпълнение функциите на администрацията по чл. 15 от Устройствения правилник на областните администрации –експерт от дирекция “Административно-правно обслужване, финанси и управление на собствеността” /АПОФУС/,
/б/ за услуги във връзка с изпълнение функциите на администрацията по чл. 17 от Устройствения правилник на областните администрации – експерт от дирекция “Административен контрол, регионално развитие и държавна собственост” /АКРРДС/,
/в/ за услуги във връзка с изпълнение задълженията на Областния управител на Област – Хасково по чл. 7а, ал. 1, т. 1 и т.6 от Наредбата за граничните контролно – пропускателни пунктове – от служителя отговарящ за ГКПП.
т.3. за доставки - експерт от дирекция “Административно-правно обслужване, финанси и управление на собствеността” /АПОФУС/.
(2) От външен експерт, избран от Възложителя, в случаите, в които от състава на администрацията няма лице, което да притежава професионална компетентност с оглед предмета на поръчката.
(3)По проекти, финансирани изцяло или частично със средства от ЕС и/или други финансиращи субекти, техническите спецификации се изготвя от експерт от екипа по проекта или от външен експерт за администрацията по смисъла на чл.8, ал.7 от ЗОП, който притежава професионална компетентност, съобразно предмета на поръчката.
(4) Директорите на дирекции/Ръководителят на проектапри представянето на докладната записка за стартиране на обществената поръчка са длъжни да се съобразяват и отговарят за това, относно необходимото технологично време за подготовка, провеждане и възлагане на обществена поръчка, съгласно разпоредбите на ЗОП, както и с времето на изпълнение на поръчката.
Чл.10.(1)При изготвяне на техническите спецификации отговорният служител/външен експерт спазва нормите от чл. 30 до чл.33а включително от ЗОП, както и параграф 1 т. 30 и т.31 от ДР на ЗОП, както и съответните приложими специфични нормативни актове за конкретния случай.
(2) В случаите, на строителство, услуги и доставки, когато е известноколичеството, следва техническите спецификации да бъдат придружени с количествена сметка.
(3)Техническите спецификации се подписват от изготвилото ги лице, след което се предават на съответния директор на дирекция за прилагане към докладната по чл.8, която се регистрира в деловодната програма на Областна администрация – Хасково.
Чл.11. При наличие на условия за възлагане на обществена поръчка чрез процедури по чл. 84, чл. 90 и чл. 94 от ЗОП директорът на дирекция – заявител излага поне основни мотиви/причини в докладна записката си избора на процедурата.
Чл.12. Не се допуска възлагане на обществени поръчки, когато за изпълнението им не са предвидени средства.
Чл.13.(1) Докладната запискана съответния директор на дирекция с резолюция на Областния управител и утвърдените от него технически спецификациисе насочва към финансовия контрольор за проверка и преценка,относно бюджетното осигуряване на разхода по поеманото задължение, който изразява своето становище в докладна записка и последната се регистрира в деловодната програма на Областна администрация – Хасково.
(2) Финансовият контрольор следи да не се допуска разделяне на обществена поръчка с цел заобикаляне прилагането на закона, включително при поетапно строителство, когато завършеният етап не може да получи разрешение за ползване като самостоятелен обект. В случай, че финансовият контрольор констатира разделяне на поръчката изготвя и представя доклад на Областния управител на Област – Хасково.
Чл.14.Всяко от длъжностните лица, участващи в подготовката на обществената поръчка,е длъжно да окомплектова събраните до момента оригинали на документите по реда на тяхното изготвяне за предаване на лицата по чл.15.
Чл.15.(1) При положителна резолюция на Областния управителна Област – Хасково, цялата оригинална документация, изготвена и събрана до момента, се насочва към главния юрисконсулт или лицето, което го замества, който може да я насочва към служителите в администрацията, притежаващи юридическо образование,за изготвяне на документация за провеждане на обществената поръчка, в съответствие със ЗОП, ППЗОП и др. нормативни актове.
(2) Изготвената документация се съгласува от следните лица в зависимост от това дали е за осъществяване на дейност, свързана с функциите на ОУ или дейност по проект:
- за дейности, свързани с функциите на ОУ съгласувателната процедура е както следва: - Главен юрисконсулт, Директор АКРРДС, Директор АПОФУС, Главен счетоводител / само проекта на договор/ ФК, Главен секретар и се предоставя за подпис на ОУ
- за дейности, осъществявани по проект –ръководител проект, Директор АКРРДС, Директор АПОФУС, Главен счетоводител / само проекта на договор/ ФК, Главен секретар и се предоставя за подпис на ОУ. Този ред се прилага и в случаите когато документацията е изготвена от външен експерт във връзка с изпълнението на проекти, финансирани изцяло или частично със средства на ЕС и/или други финансиращи субекти.
(3)Упълномощеният от Областния управител потребител за въвеждане по електронен път с електронен подпис на информация в регистъра на обществените поръчки на АОП е главният счетоводител на Областна администрация – Хасково.
РАЗДЕЛ ІV
ОТКРИВАНЕ НА ПРОЦЕДУРАТА. ПРОДАЖБА НА ДОКУМЕНТАЦИЯ
Чл.16.(1) Процедура за възлагане на обществена поръчка се открива с решение на Областния управител на Област – Хасково в съответствие с чл. 25 от ЗОП.
(2) Възложителите нямат право да включват в решението, обявлението или документацията условия или изисквания, които дават предимство или необосновано ограничават участието на лица в обществените поръчки.
(3)Обхватът на информацията и документите, които се изискват съгласно обявлението, трябва да са съобразени и да съответстват на сложността на предмета и на обема на обществената поръчка.
(4) След подписване на решение за откриване на обществена поръчка и утвърждаване на документацията то заедно с обявлението за откриване на обществена поръчка се изпраща до Агенцията по обществени поръчки и/или Официален вестник на ЕС /съгласно чл. 45а от ЗОП/.
(5)След утвърждаване на документацията от Областния управител на Област – Хасково, същата се публикува на профила на купувача – интернет страницата на Областна администрация – Хасковос адрес www.hs.government.bg., съгласно вътрешните правила за профила на купувача в съответната секция.
Чл.17.(1)Утвърдената и окомплектована документация се предоставя на старши счетоводител от дирекция АПОФУС при Областна администрация - Хасково за закупуване от кандидатите, в случаите когато това е предвидено в процедурата.
(2)Цената на документацията се определя всяка година със Заповед на Областния управител на Област – Хасково и не може да бъде по – висока от разходите за нейното отпечатване и размножаване.
Чл.18. Служителите от Дирекция АПОФУС, осъществяващи финансовото и счетоводно обслужване на Областната администрация /счетоводство/отговарят за:
1. продажба на документацията, като издава съответен документ.
2. внасяне на гаранциите от кандидатите.
3. внасянето на такса за публикуване на информацията за поръчката, в случай, че се предвижда публикации в местен вестник или национален ежедневник съгласно разпоредбата на чл.27, ал.2 от ЗОП.
Чл.19.(1)В случаите, когато в законоустановените срокове постъпят искания от кандидати за разяснения по документацията, служителят, изготвил документацията /по чл.11, ал.1/, съвместно със служителя, изготвилтехническите спецификации подготвят писмен отговор.
(2) Разяснението се изпраща до кандидата/участника, отправил питането, и до всички кандидати/участници, закупили документация, без да се посочва в отговора кандидата, отправил запитването. Разяснението се прилага и към документацията, която предстои да се предостави на други кандидати.
РАЗДЕЛ V
ПРОВЕЖДАНЕ НА ПРОЦЕДУРАТА
Чл.20.(1)Офертите или заявленията за участие се приемат в Звеното за административно обслужване на Областна администрация – Хасково и се съхраняват там до момента, в който бъдат поискани от председателя на комисията, назначена за отваряне, разглеждане и оценяване на предложенията.
(2) При приемане на офертите или заявленията за участие служителят от Звеното за административно обслужване на Областна администрация – Хасково отбелязва върху плика поредният номер, датата и часът на получаването, а посочените данни се записват в нарочен регистър, за което на приносителя се дава входящ номер.
(3) Входящият регистър по ал. 2 съдържа:
- предмет на обществената поръчка;
- участник;
- входящ номер;
- дата и час на постъпване на офертата/заявленията за участие;
- всички обстоятелства, в случаите при които не са приети и са върнати незабавно на кандидатите оферти/заявления, които са представени след изтичане на крайния срок или в незапечатан,прозрачен или скъсан плик.
(4) За постъпилите оферти или заявления за участие се изготвя списък от служителя от Звеното за административно обслужване на Областна администрация – Хасково, който се предава на председателя на назначената комисия за отваряне, разглеждане и оценяване на предложенията.
Чл.21.Проектите на решение и обявление за удължаване на срока за подаване на оферти или на решение за прекратяване на процедурата се изготвят от служителя, изготвил документацията.
Чл.22.(1)За провеждането на процедурата за възлагане на обществена поръчка Областния управител назначава комисия по реда на чл. 34 от ЗОП.
(2) В зависимост от предмета на поръчката, в състава на комисията, състояща се от нечетен брой членове, се включват правоспособен юрист, счетоводител,експерти, или външни експерти, притежаващи необходимата професионална компетентност,с оглед предмета на поръчката.
(3) Разглеждането, оценяването и класирането на постъпилите предложения се извършва в съответствие със Закона за обществените поръчки.
Чл.23. Председателят на комисията:
1. ръководи заседанията на комисията, организира и координира работата на членовете й;
2. отговаря за законосъобразното и в съответствие с утвърдената документация провеждане на процедурата;
3. отговаря за срочното изпълнение на задачите на комисията;
4. уведомява Областния управител на Област – Хасково за необходимостта от определяне на нов член в състава на комисията в случаите, когато редовен член не може да бъде заместен от резервен;
5. изготвя и изпраща писмата за уведомяване на участниците в процедурата по процедурни въпроси и други.
6. отговаря за предоставяне на определената с вътрешните правила за профила на купувача информация, която подлежи на публикуване,
Чл.24. Комисията изготвя протокол в един екземпляр, който съдържа посочените в ЗОП реквизити и се подписва от всичките й членове. Комисията приключва своята работа с приемането на протокола отОбластния управител на Област – Хасково, който поставя текст: „Приемам”, дата и подпис.
Чл.25. След приемане на протокола се изготвя проект на решение за избор на изпълнител/прекратяване на процедурата и проект на уведомителни писма до участниците, при необходимост.
Чл.26.При обжалване по реда на Глава единадесета от ЗОП на решение на Възложителя, преписката се предава на юрисконсултите за окомплектованеи изпращане на необходимите информация и доказателства до Комисията за защита на конкуренцията в три дневен срок.
Чл.27.(1) Възложителят сключва договор за възлагане на обществена поръчка с участника, определен за изпълнител, при спазване условията и сроковете за сключване на договор по 3ОП.
(2)Договорът за възлагане на обществена поръчка се изготвя съобразно проекта на договор, приложен към документацията и конкретното предложение на участника, определен за изпълнител.
(3)Договорът за възлагане на обществена поръчка се съгласува по реда, предвиден в чл.11, ал.2 от настоящите правила
(4) При подписване на договорите се прилага системата на двойния подпис – на Областен управител на Област – Хасково и на Главения счетоводител на Областна администрация - Хасково.
(5) Всички сключени договори по реда на ЗОП се завеждат в регистър и се публикуват в определените срокове в профила на купувача.
Чл.28.(1) Не се допуска сключването на безсрочни договори.
(2) Страните по договор за обществена поръчка не могат да го изменят, с изключение на случаите предвидени в чл. 43, ал. 2 от ЗОПи при спазване условията на чл. 43, ал. 3 от ЗОП.
Чл.29.След сключването на договораили прекратяването на процедурата, оригиналите на всички документи, събрани в хода на процедурата, се съхраняват в дирекция АПОФУС /счетоводство/ по реда на раздел VІІ от правилата.
РАЗДЕЛ VI
ВЪЗЛАГАНЕ НА ОБЩЕСТВЕНИ ПОРЪЧКИ ЧРЕЗ ПУБЛИЧНА ПОКАНА
ПО РЕДА НА ГЛАВА ОСМА „А” ОТ ЗОП
Чл.30.(1)Когато обществената поръчка е със стойност без включен ДДС, както е предвидено в чл. 14, ал.4 от ЗОП възложителят провежда процедура по реда на глава осма „а“ от ЗОП.
(2) Процедурата започва с докладна записка по реда на чл. 6 от настоящите Вътрешни правила.
(3) За възлагане на обществени поръчки чрез публична покана се прилагат разпоредбите на раздел ІIІ “Подготовка на процедурата за възлагане на обществена поръчка” от настоящите правила.
Чл.31.(1)Обществените поръчки по Глава Осма „А” от ЗОП се откриват със заповед на Областния управител, която съдържа:
I. Откриване на процедура за определяне на изпълнител с описание на:
1. Обект и предмет на поръчката.
2. Прогнозна стойност на поръчката.
3. Изисквания към изпълнението.
4. Срок и място на изпълнение.
5. Изисквания към офертата.
6. Място и срок за подаване на предложенията.
7. Други, съобразно предмета на поръчката.
II. Одобряване на документация, в т.ч. технически спецификации и проект на договор /ако е приложимо/.
III. Утвърждаване на съдържание на публична покана.
IV. Определяне на комисия, които да получи, разгледаи оцени офертите.
(2) След утвърждаване на документацията от Областния управител, същата се публикува страницата на АОП от упълномощен потребител и на профила на купувача – интернет страницата на Областна администрация – Хасковос адрес www.hs.government.bg. в съответния раздел с оглед обекта на публичната покана
Чл.32.(1) Получаването, разглеждането и оценката на офертите се извършва от комисия, определена от възложителя със заповедта по чл.28, ал.2. В състава на комисията се включва най-малко едно лице, притежаващо професионална компетентност, свързана с предмета на поръчката.
(2)Редът за получаването, разглеждането и оценката на офертите е следният:
1. Получаване на списък от деловодството за постъпили оферти в определения отВъзложителя срок;
2. Попълване на Декларации от всеки от членовете на комисията съгласно чл. 35, ал. 1, т. 2, 3 и 4 от ЗОП;
3. Отваряне на Офертите, като се започва по реда на тяхното постъпване и деловодно извеждане в Областна администрация;
4. Оповестяване на ценовите предложения
5. Разглеждане на представените документи от всеки участник за спазване указанията на възложителя, свързани с изискванията към изпълнението и офертата
6. При допуснати пропуски от участника по отношение на представяне на изискуемата документация, същият се отстранява, както и оферти подадени след крайния срок, посочен в публичната покана или с ценово предложение надхвърлящо прогнозната стойност.
7. Длъжностните лица предлагат за отстраняване кандидати, чиито оферти не отговарят на предварително обявените условия от Възложителя, в частта на посочените изисквания за изпълнение на поръчката;
8. След разглеждане на всички оферти се извършва класиране на офертите, по зададения критерий за оценка,
9. След класиране на офертите, комисията изготвя протокол, който се утвърждава от Областния управител, след което в един и същи ден се изпраща на участниците и се публикува в профила на купувача.
Чл.33. След утвърждаване на протокола, с избрания изпълнител се сключва договор по реда на чл.24, ал.2 – 5 от настоящите правила, който включва всички предложения от офертата на определения изпълнител.
Чл.34.При неподаване на нито една оферта по публичната покана, се пристъпва към преговори с избрано от Възложителя лице.
РАЗДЕЛ VII
ВЪЗЛАГАНЕ НА ОБЩЕСТВЕНИ ПОРЪЧКИ БЕЗ ПРОВЕЖДАНЕ НА ПРОЦЕДУРА
Чл.35.(1)Не се провеждат процедури при поръчки по чл. 14, ал.5 от ЗОП.
(2)Когато обектът е услуга ли доставка, за необходимостта от сключване на договор се преценява от съответния служител /директор дирекция/ ръководител проект.В случай, че ще необходим договорподготвя докладната си запискасoбосновка за това, конкретизира доставка или услуги;прогнозна стойност без включен ДДС;обем и количество, срок за изпълнение, и друга информация;
(3)Когато обектът е строителство, и е задължително сключването на договор,се изготвя докладна записка собосновка на необходимостта, конкретизира се предмета на строителството, прогнозна стойност без включен ДДС;срок за изпълнение и друга информация.
(4)Към докладната записка по ал.3, когато е с обект – строителство,се прилага се реда на чл. 9 и сл. от настоящите правила, сизготвяне на количествена сметка /приложимо при строителство /СМР/ и/или технически спецификации /при необходимост/ и се посочват специфичните изисквания към изпълнението, ако има такива.
(5) При положителна резолюция на Областния управител докладната записка се насочва към финансовия контрольор за становищеотносно бюджетното осигуряване на разхода по поеманото задължение.
Чл.36. При положителна резолюция от Областния управител на Област – Хасково, докладните записки по предходния член ведно с необходимите документи, се насочват към юрисконсулт за изготвяне проект на договор, с посочения от Областния управител конкретен изпълнител, който се съгласува и подписва по реда на чл.24, ал.2 – 5 от настоящите правила.
Чл.37.(1) Финансовият контрольор е длъжен във всеки един момент да следи праговете по чл.14, ал.5 от ЗОП. В случай на доближаване на стойностите, предвидени в ЗОП, финансовият контрольор незабавно уведомява писмено с доклад Областния управител на Област – Хасково за необходимостта от провеждане на процедура по реда на ЗОП.
(2) Областният управител на Област – Хасково насочва доклада по ал. 1 към съответния директор на дирекция, за която се отнася поръчката за предприемане на подготвителни действия за възлагане на поръчка по реда раздел ІІ от настоящите правила.
РАЗДЕЛ VІІI
КОНТРОЛ ПО ИЗПЪЛНЕНИЕТО НА ДОГОВОРИТЕ ЗА ВЪЗЛАГАНЕ НА ОБЩЕСТВЕНИ ПОРЪЧКИ
Чл.38.(1) Контрол осъществяван от външни органи:
- предварителен контрол по ЗОП – от АОП;
- последващ контрол – Сметна палата, Агенция за държавна финансова инспекция;
(2) Характеристики на контрола по ал. 1:
- за законосъобразност,
- засяга само възложителя,
- последващ – не засяга процедурите в хода на провеждането им,
- документален – свързан с проверка на документи под различна форма – досиета, отделни документи и др.
Чл.39.Главният секретар на Областна администрация – Хасково отговаря за координацията и изпълнението в срок на всички функции на заетите служители в планирането, подготовката, откриването и провеждането на процедурата за възлагане на обществена поръчка.
Чл.40.Финансовият контрольор осъществява контрол за законосъобразностна всички актове, документи и действия, свързани с финансовата дейност във връзка с възлагане на обществени поръчки.
Чл.41.(1) За приемане изпълнение предмета на договора се определят лицата по чл. 7, изготвили техническото задание или други лица, определени от Областния управител на Област – Хасково.
(2) Лицата по ал. 1 проверяват:
1. спазване на срока за изпълнение на договора;
2. съответствието на изпълнението с изискванията по договора - технически спецификации, изискванията за качество и количество и други параметри в зависимост от предмета и клаузите по договора.
(3) Контролът по изпълнението на сключените договори се възлага на Главния секретар съвместно с лицата, определени за приемане изпълнението предмета на договора.
Чл.42. При неизпълнение на клаузи по договора Главният секретар писмено уведомява за това Областния управител на Област – Хасково, с оглед предприемане на необходимите действия, относно търсене на отговорност от контрагентите.
Чл.43.Плащанията по договорите за възлагане на обществени поръчки се осъществяват в предвидените в тях срокове, след представяне и проверка на необходимите документи, указани в договора, както и представяне на приемо–предавателен протокол, удостоверяващ изпълнението по договора. Плащанията се извършват от служителите от дирекция АПОФУС, осъществяващи финансовото и счетоводно обслужване на Областната администрация /счетоводство/.
Чл.44. Договорените плащания постъпват по сметката на изпълнителя след потвърждаване на нареждането за плащане от първостепенния разпоредител с бюджет– Министерски съвет.
Чл.45. Главният счетоводител на Областна администрация – Хасково отговаря за:
- изпращане на информация за изпълнените и прекратените договори до АОП в сроковете определени в ППЗОП;
- връщането на гаранцията за участие в процедурата за обществена поръчка и гаранцията за изпълнение на обществените поръчки, когато са предвидени такива в ЗОП;
- изпращане на обобщена информация по образец, утвърден от Изпълнителния директор на АОП за всички разходвани средства във връзка с обществени поръчки на стойност по чл.14, ал.5 от ЗОП в срок до 31 март на всяка година, следваща отчетната.
РАЗДЕЛ IX
ИЗГОТВЯНЕ НА ДОСИЕ НА ОБЩЕСТВЕНАТА ПОРЪЧКА. СЪХРАНЕНИЕ
Чл.46.(1)Дирекция АПОФУС съставя досие за всяка обществена поръчка, в което се включват:
1. Фактическото основание за откриване на процедурата – докладна записка от съответния директор на дирекция;
2. Утвърдено техническо задание, съставено от съответния експерт;
3. Докладна записка от финансовия контрольор;
4. Всички документи, съставени от откриване на процедурата до сключване на договора, включително документите, изискуеми при сключване на договорите;
5. Уведомленията до Регистъра по обществени поръчки към Агенцията по обществени поръчки;
6. Офертите на кандидатите и заявленията за участие;
7. Предявените жалби /искове/, наложените обезпечителни мерки и постановените решения;
8. Подписания договор за възлагане на обществена поръчка;
9. Други документи в зависимост от вида и предмета на обществената поръчка, включително Контролен лист на финансовия контрольор.
(2) В досието на обществената поръчка се прилагат също заповедите за заместване на Областния управител на Област – Хасково, във връзка с подписани документи за провеждане на процедури, както и копия от гаранциите за изпълнение предоставени от главниясчетоводител.
(3) Досиетата на обществените поръчки се съхраняват в съответствие със сроковете, определени в ЗОПв дирекция АПОФУС /счетоводство/.
(4)След сключването на договора, цялата събрана в хода на процедурата документация се предава на дирекция АПОФУС, която отговаря за съхранението, движението и пълнотата на досиетата на обществените поръчки. За всяко досие се изготвя опис на съдържащите се в него документи, на който се отразява и броя на съдържащите се в досието страници, в същото се прилага и контролен лист, в който се отразява движението му.
(5) Всички лица, които участват в процеса на организиране и възлагане на обществени поръчки, са длъжни след възлагане на поръчката и подписване на договора да предоставят всички получени и съставени документи в оригинал, за попълване на досиета с информация по изпълнението на договора.
(6)Достъп до документи от досието по ал. 1 се предоставят след разрешение от Областния управител на Област – Хасково по писмено искане по реда на ЗДОИ.
ЗАКЛЮЧИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ
§1.Настоящите вътрешни правила се приемат на основание чл.8б от ЗОП и със заповед на Областния управител.
§2. За случаите, непредвидени в тези правила се прилагат разпоредбите на ЗОП, ППЗОП, Устройствения правилник на областните администрации и други нормативни актове, уреждащи подобни въпроси.
§3.Със заповед на Областния управител на Област – Хасково могат да се уреждат и други въпроси по организацията на работата на администрацията във връзка с прилагане на нормативните актове, регламентиращи провеждането на обществените поръчки.
§4.Настоящите правила влизат в сила от датата на приемането имсъс заповед на Областния управител на Област - Хасково.
§5. Настоящите правила могат да бъдат изменяни и допълвани със заповед на Областния управител на област – Хасково.
§6.Правилата са част от системата за финансово управление и контрол в Областна администрация – Хасково.
§7.Контролът по спазването и изпълнението на настоящите правила се упражнява от Главния секретар на Областна администрация – Хасково.
§8.Настоящите правила се довеждат до знанието на всички служители в Областна администрация – Хасково.
ВЪТРЕШНИ ПРАВИЛА ЗА ПОДДЪРЖАНЕТО НА ПРОФИЛ НА КУПУВАЧА В ОБЛАСТНА АДМИНИСТРАЦИЯ – ХАСКОВО